Una publicación invitada de Nick Rains.
Usar metadatos correctamente significa que las imágenes se pueden catalogar completamente y las imágenes se pueden recuperar en cualquier momento sin saber necesariamente en qué carpeta se encuentra el archivo. King Penguins, Macquarie Island - Canon 5D MkII, 300f2.8L 1/500 segundos @ f5.6.
Presentación
¿Dónde pones realmente tus archivos de imagen?
¿Archiva imágenes en carpetas con nombres significativos como "Sydney 01-01-2010" y "Perth 11-03-2010", o "Flores" o algo así? ¿Y si es una foto de una flor en Perth? ¿En qué carpeta lo pondrías? ¿O lo pondrías en ambos? Este es un sistema de archivo físico, similar a los archivos literales en un archivador literal. Puede servir como un sistema de archivo, pero descuida el aspecto más útil de las imágenes digitales: los metadatos.
El uso correcto de los metadatos significa que las computadoras pueden hacer lo que mejor saben hacer, recordar grandes cantidades de datos y establecer conexiones entre listas y registros. Una imagen con metadatos como City = 'Perth' y Caption = 'flower' puede ser fácilmente referenciada por una base de datos que simplemente hace coincidir los metadatos de un archivo de imagen con las palabras Flower y Perth y muestra su ubicación en su disco duro. Si busca 'Flor' y 'Perth', la base de datos enumerará todos los archivos que están etiquetados con esas palabras, y aquí está el truco, el archivo no tiene que estar en ningún lugar en particular en su disco duro siempre que la base de datos tenga previamente registró su posición. En otras palabras, ya ha catalogado todas las ubicaciones de los archivos. Puede tener una docena de imágenes de flores en Perth en una docena de ubicaciones diferentes y la base de datos puede enumerar fácilmente esos archivos cuando busca esos términos. Esto es lo que las computadoras hacen mejor y son muy buenas en eso.
El uso de un buen software de catálogo significa que simplemente no tiene que organizar sus archivos en ningún tipo de estructura lógica de carpetas siempre que el software haya catalogado todas las ubicaciones de todas las imágenes. Si todas sus imágenes viven en un disco duro, y ese disco duro ha sido catalogado por completo, entonces la estructura de carpetas de ese disco duro puede ser la que desee.
Bien, hemos establecido que usar algo como Idimager, Lightroom o Expressions Media 2 es una buena idea. Esa es una parte del problema. La otra parte es cómo almacenamos esos archivos fuera del sitio como una copia de seguridad en DVD (dado que solo podemos colocar 4.5GB de imágenes en un DVD) de tal manera que podamos recuperar fácilmente un archivo si se pierde o corrupto de alguna manera. ¿Cómo sabemos dónde está? Supongo que también podríamos catalogar cada DVD, pero eso llevaría mucho tiempo y, afortunadamente, no es necesario.
El truco consiste en reflejar el contenido de sus DVD en su disco duro utilizando carpetas con exactamente los mismos nombres que los DVD, que contengan exactamente las mismas imágenes. Si catalogamos un disco duro con esta disposición, el catálogo será, al mismo tiempo, un catálogo de los DVD.
Este panel de Expressions Media 2 muestra las carpetas en la PC en red. Unidad D DVD 151-200 DVD161. El punto verde significa que es lo que se muestra actualmente en una ventana del navegador (vea la captura de pantalla a continuación).
El sistema de cubos
Sigo el enfoque 3-2-1 para archivar y realizar copias de seguridad. Eso es al menos tres copias de cada imagen, en dos tipos de medios diferentes (HD y DVD) y al menos una copia almacenada completamente fuera del sitio.
También sigo el enfoque "Bucket" para el archivo popularizado por Peter Krogh en su libro The DAM Book. Había estado usando un sistema similar durante algunos años cuando encontré el libro de Peter. Fue genial tener mis propios métodos reafirmados y desarrollados, así que compré el libro, hice algunos cambios en mi flujo de trabajo y he estado siguiendo este camino desde entonces.
El sistema Bucket se basa en medios ópticos de tamaño finito, como los DVD. No dude en sustituir "BlueRay" por "DVD" en este artículo, ya que la tecnología ha avanzado. Independientemente del medio real que use, el punto sigue siendo el mismo: coloca sus archivos en carpetas llamadas cubos y cuando un cubo está 'lleno', lo graba en un DVD, inicia un nuevo cubo con un nuevo nombre de carpeta y comienza a llenar eso hasta, y así sucesivamente. Un cubo se considera "lleno" cuando se acerca al tamaño del medio óptico en el que se quemará.
Por lo tanto, los "depósitos" son simplemente carpetas que se crean para llenarse con imágenes hasta que alcanzan, para los DVD de una cara, la marca de 4,5 GB, momento en el que se graban en DVD y se archivan fuera del sitio. Nombre estas carpetas en mi disco duro DVD001, DVD002, DVD003 y así sucesivamente. Cuando grabe el DVD, su título en el software de grabación de DVD será exactamente el mismo, DVD001, etc. y escribiré DVD001 en la carcasa (no en el DVD).
Ahora, aquí está el punto crucial. Si mantiene sus imágenes en estas carpetas de depósito en su disco duro principal, o donde sea que almacene habitualmente sus imágenes, puede importarlas a un catalogador dentro de estas carpetas, dejando las carpetas como están con el mismo nombre de carpeta, DVD001, etc. El catalogador hará referencia a estas carpetas por su nombre de carpeta, por lo que tendrá un espejo exacto de lo que está en su disco duro grabado en un conjunto de DVD. Para cada DVD físico habrá una carpeta correspondiente en su disco duro con el mismo nombre exacto que contiene exactamente los mismos archivos. Esto hace que sea increíblemente fácil rastrear un archivo si por alguna razón no puede acceder a él en el disco duro. El catalogador le dirá en qué carpeta debe estar, y todo lo que necesita hacer es encontrar el DVD del mismo nombre.
La ventana del navegador en Expressions Media 2 muestra las miniaturas de las imágenes en la carpeta e identifica el archivo individual en la parte superior, en la barra de estado. En este caso, este archivo está claramente en una carpeta llamada DVD161. Por supuesto, también está en un DVD llamado DVD161 que se almacena fuera del sitio pero que podría recuperarse y reconstruirse todo el catálogo en caso de un desastre.
Entonces, edito mis imágenes y agrego metadatos, hago ajustes en Lightroom (y luego los convierto todos al formato DNG) y luego tomo toda la colección y la divido en nuevas carpetas, cada una de las cuales contiene aproximadamente 4.5GB de imágenes. Estas carpetas se nombran secuencialmente, es decir, DVD001, DVD001, etc. y luego todo el conjunto de carpetas se importa al catalogador, que en mi caso es Expressions Media 2. Cada carpeta también se copia en una segunda computadora que actúa como una copia de seguridad local y se graba en un DVD del mismo nombre.
El resultado neto es que tengo tres conjuntos de carpetas idénticas que contienen imágenes idénticas. Dos juegos en dos discos duros diferentes (en dos PC diferentes en mi caso) y el tercer juego en DVD almacenados fuera del sitio. El catalogador también ha importado esta estructura de carpetas exacta, por lo que cualquier referencia de archivo coincidirá con los nombres físicos del DVD, así como con las carpetas con nombres idénticos en los dos discos duros. Incluso funciona a través de una red.
Aquí hay una pequeña mosca en el ungüento: agregar archivos a las carpetas para que sumen 4.5GB en total es tedioso porque normalmente solo puede hacerlo manualmente. Tienes que seleccionar grupos de archivos, copiarlos en el "depósito" y seguir comprobando el tamaño total de la carpeta. Es un cuello de botella. Me desesperé de encontrar una manera de automatizar esto después de buscar en la red y solo encontrar una aplicación para Mac que pudiera hacer esto (Big Mean Folder Machine) y ninguna para la PC. Entonces, para abreviar una larga historia, creé mi propia aplicación para PC, llamada Bucketeer y para cuando lea esto debería estar disponible en mi sitio web (busque en Productos / Software).
Bucketeer simplemente toma una carpeta grande de imágenes y copia el contenido en carpetas nuevas de un tamaño específico. Cada carpeta se nombra secuencialmente, por lo que termino con una carpeta grande y las mismas imágenes en un conjunto de carpetas más pequeñas nombradas en una secuencia como DVD001, DVD002, exactamente el método descrito anteriormente. Todo lo que tengo que hacer entonces es grabar cada carpeta en un DVD (manualmente por ahora) y ya está todo hecho, no más selecciones múltiples de prueba y error para llenar un DVD de 4.5GB.
El sistema de cubos es una bendición para pequeñas colecciones de algunas decenas de miles de imágenes. Las colecciones más grandes pueden beneficiarse de un sistema de nivel empresarial con servidores y matrices de unidades RAID dedicadas, pero, para la mayoría de nosotros, los DVD y los discos BlueRay funcionarán bien siempre que tenga un buen sistema de catalogación y un método metódico para archivar, archivar y realizar copias de seguridad. .
Nick Rains ha sido fotógrafo profesional durante 28 años y su trabajo ha sido publicado en libros, calendarios y revistas de todo el mundo. Actualmente se especializa en trabajos de largometrajes en Australia y es colaborador habitual de la revista Australian Geographic. Nick también es el editor de la revista Better Digital Camera y regularmente realiza talleres fotográficos avanzados en todo el país.