Cómo organizar y fotografiar eventos como un profesional

El evento principal: cómo organizar y filmar eventos como un profesional.

The Footy Show e imagen cortesía de Nine Network Australia © Gina Milicia 2015

Si tienes una cámara y eres conocido en tu círculo de amigos como un entusiasta o un profesional, es muy probable que te hayan pedido que fotografíes un evento.

Un evento es básicamente cualquier momento en el que un grupo de tres o más personas se reúnen para celebrar un hito. Esta podría ser la boda de su mejor amigo, el 50 cumpleaños del tío Dave, el bar mitzvah de su vecino de al lado, el compromiso de su prima María, un producto o evento corporativo o una ceremonia de premios. Todos están definidos como eventos.

He estado filmando eventos durante los últimos 25 años. En ese tiempo, fui fotógrafo oficial de eventos del Gran Premio de Australia, la Copa de Melbourne, el Dalai Lama, Bvlgari, WWE Wrestling, los Logies (Emmy de Australia), conferencias de prensa con estrellas de rock, lanzamientos de productos para grandes marcas, La fiesta número 50 del tío Dave (¡gran fiesta!) Y el compromiso de mi primo.

El protocolo que utilizo para fotografiar eventos es el mismo para el número 50 del tío Dave que para una función de la lista A. Voy a compartir todos los protocolos, consejos y técnicas previos al evento y de eventos que he desarrollado durante los últimos 25 años, para que usted también pueda fotografiar eventos como un profesional.

La lista de verificación del equipo "no más lágrimas"

Asegúrese siempre de tener baterías nuevas para su evento. Si está filmando muchos eventos y trabajando con flash en la cámara, es posible que desee considerar invertir en baterías recargables AA y AAA para sus flashes y otros dispositivos. Son una pequeña inversión al principio, pero eventualmente se amortizan y son mucho más amigables con el medio ambiente.

"Estar preparado es la mitad de la victoria". - Miguel de Cervantes

Siempre organizo mi equipo el día antes de filmar un gran evento. Esta es una lista extensa basada en todos los elementos que he logrado olvidar a lo largo de los años, y sí, a veces ha habido lágrimas y sí, me causaron estrés.

Pruebe todos los flashes, cables de sincronización y esclavos de radio. (¡Una vez rompí la boda de alguien! Si no has escuchado esta historia, puedes revivir mi angustia aquí).
Empaque baterías nuevas y repuestos.
Cargue todas las baterías de la cámara.

En una de mis primeras sesiones de la Copa de Melbourne, me enviaron a la línea de meta para cubrir la presentación de la Copa de Melbourne para su patrocinador, Emirates. Había sido un día largo y todavía estaba un poco verde para este evento. Sobrestimé por completo la duración de la batería de mi flash y de la cámara y tuve que soportar 30 minutos estresantes esperando para fotografiar "la foto del dinero" con mi cámara parpadeando, "¡Estoy a punto de morir! ¡Ahora dame de comer!

Mi batería de repuesto y el cargador estaban guardados de forma segura en el bolso de mi cámara a unos 20 minutos a pie. (¡Doh!) Me las arreglé para exprimir cinco fotogramas encendiendo y apagando la cámara. Conseguí la oportunidad, pero no fue divertido.

Limpia tus lentes. Siempre revise si hay polvo, moho, rayones y manchas. No hay nada peor que tener que retocar 300 disparos debido a una mugre en la esquina del encuadre, o peor aún, un gran gooby que arruina por completo un disparo.
Cargue completamente su computadora portátil, teléfono y amplificador para ubicaciones remotas.
Asegúrate de tener todos tus cables, accesorios y cargadores para portátiles, etc.
Empaque dos lectores de tarjetas y cables de repuesto.
Lleve tarjetas de memoria adicionales y tarjetas de repuesto.

Una vez filmé una boda en un lugar australiano muy remoto. Fue al final de una semana larga y difícil y cuando llegué me di cuenta de que había olvidado el cable USB para mi lector de tarjetas. Sabía que iba a ser una gran boda, la revista quería una cobertura completa, de principio a fin, y solo tenía suficientes tarjetas de memoria para cubrir aproximadamente la mitad.

Envié a mi asistente al distrito comercial de la pequeña ciudad rural en busca de un cable o un lector de tarjetas mientras continuaba con las tomas previas a la boda. Llamó a todas las tiendas de cámaras en un radio de 20 km (12,5 millas), pero no tuvo suerte. Terminé teniendo que disparar con la cantidad limitada de tarjetas de memoria que tenía y tratarlo como si estuviera grabando con película.

Al final llegué allí, pero ese pequeño descuido podría haber sido muy costoso. Ahora llevo dos lectores de tarjetas de memoria y guardo cables de repuesto en la bolsa de la cámara, el bolso y la bolsa de la computadora portátil en la guantera.

Nutella viene en un práctico tamaño de viaje. © Gina Milicia 2015

Prepare un equipo de supervivencia (agua, pañuelos desechables, desodorante, mentas, bocadillos, barras de proteínas, nueces, paraguas, mantas, ropa de abrigo y zapatos cómodos para el viaje a casa). Los eventos pueden durar horas y, a menudo, se prolongan durante las comidas. No hay nada peor que tener frío, cansancio, hambre o mal olor en un evento. Lleve siempre un equipo de emergencia para que pueda continuar entre las comidas y las duchas.
Lea la hoja de ejecución, busque todas las ubicaciones de las tomas y descubra las mejores rutas de viaje. Siempre averiguo cuál es la mejor manera de llegar a mi concierto la noche anterior. Los eventos pueden ser lo suficientemente estresantes sin tener que preocuparse por perderse en el camino.
Lava tu auto y llena el tanque. Una vez más, se trata de minimizar el estrés. Los eventos suelen ser asuntos elegantes, por lo que es agradable presentarse en un automóvil limpio. También se siente mejor.
Empaque y vuelva a revisar todas las luces, trípodes, soportes y accesorios.
Asegúrese de que su equipo sea portátil, liviano y de fácil y rápido acceso. Aquí está mi kit de ubicación de eventos personal: bolsa con ruedas, computadora portátil, monopie o trípode, dos cuerpos de cámara, lente de 24 mm a 105 mm f / 4, lente de 70 mm a 200 mm f / 2.8, lente de 85 mm, dos flashes, baterías AA recargables.
Tenga un lugar seguro para guardar las tarjetas de memoria que use en el evento. Márquelos claramente para no sobrescribirlos accidentalmente.
Traiga un disco duro para hacer una copia de seguridad. Si tiene tiempo y un lugar seguro para hacerlo, descargue sus tarjetas de memoria en su computadora y haga una copia de seguridad de ellas al mismo tiempo. Tengo un sistema de entrada / salida que utilizo. Consulte: Consejos sobre el flujo de trabajo de fotografía: desde la tarjeta de memoria hasta la computadora y más para obtener más información.
Mantenga a los invitados borrachos lejos de su mesa. La comida y las bebidas no se mezclan con las computadoras portátiles. Una bebida derramada y se acabó.
No olvide un bolígrafo y una libreta para anotar información importante.

Código de vestimenta

Sus próximos clientes pueden estar entre los invitados al evento que está filmando. Solo tiene una oportunidad de causar una buena impresión, así que asegúrese de que sea buena.

Me encantaría usar mis jeans y botas rotos favoritos en cada sesión que hago, pero sé que no causaría una muy buena impresión. No quiero avergonzar a los clientes presentándome con atuendos inapropiados, así que siempre reviso el código de vestimenta primero.

Creo que un buen fotógrafo debería mezclarse con los invitados. No me malinterpretes, no te estoy sugiriendo que aparezcas vestida como Paris Hilton. Luce tu propio estilo, pero tal vez atenúe la tiara de diamantes, los tacones chapados en oro de nueve pulgadas y el mono de piel de leopardo.

Aquí hay algunas sugerencias que quizás desee tener en cuenta:

Compra un buen par de zapatos de vestir realmente cómodos. No hay nada peor que usar zapatos incómodos en una sesión larga.
El mejor color para combinar en un evento es el negro.
Siempre lleve un rodillo de pelusa, imperdibles, betún para zapatos y un kit de costura en su bolso para esos momentos por si acaso. Una vez me rasgué los pantalones justo antes de un evento.

Etiqueta

Nunca se le vea comiendo o bebiendo en el evento.
La comida y la bebida siempre deben consumirse lejos de los invitados (comer antes de ir).
Pregunta cuál es el mejor lugar para guardar tu equipo (a menudo llamo al lugar con anticipación para pedir que me preparen un espacio).
No moleste a los invitados, los arrincone y continúe con historias aburridas.
Solo entregue su tarjeta si alguien la solicita específicamente.
Mantenga notas en una libreta o en su teléfono inteligente para recordar los nombres de las personas clave.
Pregunte siempre a los invitados si les molesta que les tome una foto. Si la gente está inmersa en una conversación, intente esperar un descanso antes de intervenir. Esto es complicado, especialmente para los fotógrafos nuevos. Prueba, "Hola. Perdón por interrumpir. ¿Te importa si tomo una foto? El tono es realmente importante. Nunca seas agresivo y siempre ten una gran sonrisa en tu rostro. Felicite a los invitados por su sombrero, bolso, zapatos u ojos, pero hágalo con sinceridad.
Si está trabajando con otros fotógrafos, intente ayudarlos a configurar tomas y trabajar juntos. Esta es una pequeña industria; Lo más probable es que vuelvan a trabajar juntos y siempre es bueno entablar amistades con otros fotógrafos. A veces, esta puede ser una industria solitaria.
Nunca te quedes aburrido. Si te quedaste sin invitados, graba la comida, la banda o la señalización.
Envíe por correo electrónico fotos de la banda, flores y comida a los proveedores. Esta es una excelente manera de agregar valor para su cliente, algo bueno que hacer para los proveedores y una excelente manera de conocer nuevos clientes potenciales.

Dia del evento

Intente llegar de 30 minutos a una hora antes del evento. Esto te dará mucho tiempo para desempacar tu equipo y recuperarte antes de que comience el evento. No hay nada peor que llegar tarde y tener que instalarse bajo presión.

Haga un reconocimiento rápido de la ubicación, tome nota de la iluminación e intente planificar con anticipación buenas ubicaciones para tomas grupales y retratos. Configura tu equipo. Pruebe y vuelva a probar todo para asegurarse de que funciona. Verifique que sus tarjetas de memoria estén en su cámara, que el ISO esté configurado en la configuración correcta y que sus flashes estén disparando correctamente.

Lea la lista de tomas y verifique y verifique que está obteniendo todas las tomas clave. Continuamente refiérase a esto en el día. Cubre todos los detalles posibles del día: señalización, comida, bolsas de regalo, bebidas, flores y arreglos de mesa. Esta es una gran oportunidad para presentar sus habilidades a otras empresas, así que asegúrese de enviar estas imágenes a empresas de catering, floristas y diseñadores.

Intente mantener las tomas grupales para un máximo de cinco personas. A menudo fotografío a personas en grupos de dos, tres y cinco. Tome de tres a cinco fotogramas cuando filme a grupos de personas porque alguien siempre parpadeará o hará una mueca. Dígale al grupo que tomará algunas fotos para que no miren o se alejen después del primer cuadro. Continúe hablando mientras está fotografiando al grupo para llamar su atención. De lo contrario, se verán mal, comenzarán a hablar o comer y arruinarán su tiro.

Fotos de personas

No tengas miedo de ordenar a la gente (arreglar sus chaquetas, pedirles que se pongan de pie de una manera más favorecedora). No es necesario posar todas las tomas. Intente obtener una combinación de imágenes sinceras de personas hablando, riendo y disfrutando del día. Creo que es mejor hacer estas tomas con una lente larga cuando la gente no sabe que las estás tomando. Es muy difícil parecer discreto cuando estás a cinco pulgadas de distancia usando una lente de 28 mm.

Intente grabar discursos con una lente larga, sin flash. Esto significa que puede estar en una posición discreta y tomar varias fotos del altavoz sin molestarlo con sus flashes. Me gusta esperar hasta que el orador levante la vista de sus notas o sonríe para reconocer el aplauso.

Evite tomar fotografías de personas comiendo. Todavía no he visto a alguien que se vea glamoroso con la boca llena de comida.

Después del evento

Realice cuidadosamente una copia de seguridad de TODOS sus archivos (luego haga una copia de seguridad de ellos nuevamente cuando regrese a su oficina / base).
Haga una verificación final doble para ver si hay equipo aleatorio que podría haber dejado atrás (perdí dos monopie).
Rehidrate y coma algo antes de procesar sus archivos.
Envíe las fotos adicionales a los proveedores de servicios de catering, floristas o invitados que puedan haberse acercado a usted durante el evento.

¿Tiene algún ritual previo al evento que utilice para ayudar a que su día transcurra sin problemas? ¿Hay algo que me haya perdido? Me encantaría escuchar tus sugerencias.