Si tiene algún nivel de fotógrafo que trabaja con clientes, debe tener un contrato.
Cuando los trabajos fotográficos salen mal, a menudo se debe a la falta de comunicación.
Un contrato no solo lo protege a usted, sino también a su cliente en caso de que no se cumplan las expectativas.
Aquí hay algunas inclusiones que quizás desee considerar.
¿Quién es el acuerdo entre?
En primer lugar, debe indicar claramente con quién es el contrato e identificar a cada una de las partes. Puedes identificarte como "la empresa", y tu cliente como "el cliente." La sesión de fotos en sí puede denominarse "el evento."
Tenga en cuenta que el acuerdo reemplaza cualquier acuerdo anterior entre las partes, y que la única forma de agregar al acuerdo es hacerlo por escrito, y que esta enmienda debe ser firmada por ambas partes.
En resumen, si algo cambia entre la firma del acuerdo y el día del rodaje, necesitará otro contrato.
¿Cuáles son las reservas?
Debería tener una sección en su contrato sobre las Reservas.
Esto significa que anote la fecha para la que está programada la sesión y sus políticas sobre reprogramación, aplazamiento y cancelación.
Asegúrese de que el cliente tenga muy claro las consecuencias de cualquiera de estos cambios.
Por ejemplo, muchos fotógrafos requieren un depósito no reembolsable del 50% en caso de cancelación, por lo que no se pierden el trabajo potencial que podría haberse reservado ese día.
Seguridad
Recomiendo tener una sección que indique que usted, como fotógrafo / empresa, tiene derecho a cancelar la cobertura y abandonar la ubicación si experimenta un comportamiento inapropiado, amenazante, hostil u ofensivo de una persona en el evento que ponga en duda su seguridad. Esto puede ocurrir poco, pero vale la pena incluirlo en su contrato para que pueda hacer valer sus derechos en caso de que sea una víctima en una situación insegura.
Esto podría ser relevante para una fotógrafa de bodas acosada por invitados borrachos, por ejemplo.
Tiempo de rodaje y adiciones
Tenga en cuenta que el tiempo de grabación comienza a la hora de inicio programada y finaliza a la hora programada, independientemente de cuándo se presente el cliente. Si un cliente llega muy tarde, la sesión se realiza a la hora acordada y no más tarde.
También le recomiendo que, si es fotógrafo comercial, Indicar claramente que el cliente o un representante de su empresa debe asistir al rodaje. para dar dirección creativa y aprobar las imágenes finales.
No eres responsable de la estética final si no están allí para proporcionar comentarios y aprobación.
Además, se reserva el derecho de cancelar el rodaje y retener el depósito si el cliente o su representante no asiste.
En serio. Esto pasa.
Gastos incurridos
Aquí es donde puede notar que podría haber gastos adicionales incurridos que pueden no ser parte de la cotización original, como estacionamiento, accesorios en una sesión de moda o producto, o comestibles en una sesión de comida.
Este tipo de gastos generalmente están por determinar (por determinar) y no forman parte de la estimación inicial. Esto debe quedar claro desde el principio para que no termine tomando una parte de sus ganancias para cubrir estos aspectos.
Responsabilidades
Eres responsable de muchas cosas en una sesión, pero ciertas cosas son imprevistas y están fuera de tu control. Cosas como personal molesto, tardanza del cliente y del personal, el clima, complicaciones del horario, direcciones incorrectas proporcionadas por el cliente o restricciones de la ubicación elegida.
Límites de lugar y ubicación
A menos que esté filmando en su estudio o en un alquiler, el cliente generalmente es responsable de proporcionar un lugar apropiado para que se lleve a cabo el trabajo fotográfico.
Si se encuentra que el lugar tiene un espacio limitado o le impide realizar su trabajo de manera segura (o uno que no le permite producir el resultado deseado), reserve el derecho de solicitar el traslado a otra ubicación o cancelar el lanzamiento sin penalti.
Permisos
¿Quién es responsable de obtener los permisos?
En el momento en que coloque un trípode en un lugar público, es muy probable que un oficial de policía u otro tipo de funcionario de la ciudad le pida que se mueva. Esto puede ser desastroso en un rodaje comercial donde se ha explorado la ubicación y es esencial para el guión gráfico o la narrativa de las imágenes finales.
La obtención de los permisos puede llevar algún tiempo, así que tenga esto en cuenta si este trabajo recae sobre usted.
Película y derechos de autor
La fotografía que produce para un cliente todavía le pertenece a usted, como creador de esas imágenes. Muchos clientes piensan que las imágenes pertenecen a ellos porque te están pagando dinero para producirlos. Necesitan ser educados sobre los derechos de autor.
En el mundo comercial, los clientes le encargan que produzca fotografías que se alineen con su marca. Luego le pagan una tarifa por separado para obtener la licencia de esas imágenes para un uso y un período de tiempo específicos.
Deberías tener un Acuerdo de uso además de su contrato que describe los parámetros de uso.
Límite de responsabilidad
En el improbable caso de que no pueda cumplir con las pautas establecidas en el contrato debido a una lesión, enfermedad, un "acto de Dios" u otro evento fuera de su control, no debe ser considerado responsable.
Sin embargo, debe hacer todo lo posible para reprogramar la sesión. Si esto no es posible, normalmente se debe devolver todo el pago recibido por el evento.
Si los archivos digitales se pierden, son robados o destruidos fuera de su control, incluidos, entre otros, el mal funcionamiento del disco duro o del equipo, su responsabilidad es devolver todos los pagos.
La responsabilidad límite por una pérdida parcial de originales debe ser una cantidad prorrateada de exposiciones perdidas en función de los porcentajes del número total de originales.
Captura y entrega
No es responsable de entregar todas las imágenes tomadas en un evento o sesión.
El número de archivos finales que se entregarán queda a criterio de los fotógrafos o se basa en un acuerdo realizado entre el fotógrafo y el cliente antes de la firma del contrato.
En esta sección, puede tomar nota de cuándo entregará los archivos y cómo se entregarán, como archivos JPG.webp o TIFF.
Postproducción y edición
Los estilos finales de posproducción y edición, los efectos y la estética general de la imagen quedan a su discreción, a menos que esté trabajando en un tipo específico de trabajo en el que la edición se realizará internamente, por ejemplo, en una revista o agencia de publicidad.
No hay nada peor que trabajar duro en la edición y luego hacer que los clientes pongan filtros de Instagram locos en tus imágenes. Prohibir cualquier alteración a sus fotografías a menos que haya un acuerdo con el cliente sobre cuáles serán esas alteraciones, como poner texto en una foto.
Calendario de pago
Si solicita un depósito (y espero que así sea), asegúrese de incluirlo en su contrato.
La forma en que gestiona el pago del resto depende de usted. Muchos fotógrafos permiten la recepción de treinta días, sin embargo, cualquier pago atrasado después de eso está sujeto a intereses, generalmente del 15-18%.
Además, tenga en cuenta una política sobre cualquier cargo NSF y si hay alguna consecuencia, el cliente debe tener en cuenta en términos de no pagar a tiempo.
Por ejemplo, puede indicar en su contrato que la falta de pago después de tres meses está sujeta a acciones legales.
Precios
Al final del acuerdo, le sugiero que establezca el precio acordado.
Si no tiene un acuerdo de uso por separado, puede incluir los términos de uso aquí.
Para mi trabajo comercial, normalmente no les doy a mis clientes un acuerdo de uso hasta que las imágenes se hayan pagado en su totalidad y prohíbo el uso de mis imágenes hasta entonces.
Encuentro que esto funciona bien para mí. Los clientes no deben usar sus imágenes públicamente a menos que hayan pagado por ellas, o es una violación de sus derechos de autor.
Incluso indico este término en mis facturas y llamo su atención sobre esto en mi comunicación por correo electrónico al enviarla.
Algunos clientes pueden tardar mucho en pagarle a menos que establezca límites específicos en torno al pago y el uso de sus imágenes.
Campo de firma
Debe haber un área donde tanto usted como el cliente puedan firmar y fechar el contrato.
Es mejor si utiliza un software de firma electrónica como Hello Sign para que los clientes no tengan que dedicar su tiempo a descargar y escanear físicamente un contrato firmado. Todos están ocupados, ¿verdad?
Si utiliza un software CRM, es posible que ya ofrezca dicha función. Por ejemplo, utilizo Dubsado, que es un sistema CRM para creativos. Puedo enviar correos electrónicos y contratos a los clientes directamente desde la interfaz de usuario.
Tengo todas las demás funciones de un sistema de gestión de clientes por aproximadamente el mismo precio que tendría que pagar solo por el software de firma.
En conclusión
Con suerte, esto le ha dado una idea de lo que puede incluir en su contrato.
Asegúrese de que sus contratos estén fechados y firmados antes de considerar un trabajo reservado.
Revíselos con el cliente y asegúrese de que se entienden los términos y condiciones. Mucha gente no se molesta en leer cosas antes de firmarlas y usted no quiere tener que lidiar con sorpresas.
Tenga en cuenta que esta publicación es solo para fines educativos y no constituye un consejo legal, ya que no soy abogado y no puedo asesorar en esa capacidad.
Para asegurarse de que cualquiera de sus contratos o acuerdos escritos sean legalmente vinculantes y lo cubran en caso de discrepancia, por favor contacte a un abogado.