Los fotógrafos en estos días necesitan usar muchos sombreros. No solo tiene que disparar y editar sus imágenes, sino que también necesita dedicar tiempo a las redes sociales, comercializar a los clientes y mantenerse al día con todas las tareas administrativas diarias de la gestión de una empresa. Es suficiente para causar dolor de cabeza incluso a la persona más organizada. Para colmo, la gestión del tiempo puede ser algo con lo que las personas creativas a menudo luchan.
Como persona creativa, que me enorgullecía de mi productividad hasta que comencé mi propio negocio, me tomó mucho ensayo y error descubrir cómo aprovechar al máximo mi día sin un montón de estrés y abrumador.
Si está cansado de sentirse ocupado pero no productivo, aquí tiene algunos consejos útiles.
Elija tres prioridades para su día
La mayoría de las personas no tienen una gran idea de cuánto tiempo les llevará una tarea determinada. Sobrecargan su calendario con tareas pendientes y luego se sienten inadecuados o frustrados cuando no las tachan todas al final del día.
Por supuesto, este consejo dependerá de lo que necesite hacer. Es posible que tenga un día de rodaje o necesite pasar todo el día editando y, por lo tanto, estará concentrado en una tarea. Sin embargo, es probable que también tenga un par de cosas pequeñas que debe completar en un día, como enviar una factura y devolver algunos correos electrónicos o llamadas telefónicas.
El punto es que debes concentrarte en tres prioridades al día y abordarlas en orden de importancia.
Este consejo también se conoce como La regla de tres del libro Getting Results the Agile Way, y está destinado a evitar que corra de una tarea a otra sin un resultado claramente definido.
En la Regla de tres, define tres tareas para hacer en un día, tres tareas para su semana y también tres tareas para su mes y su año.
Comience cada día definiendo las tres cosas en las que se enfocará y asegúrese de verificar con usted mismo cómo mantenerse en el camino correcto. Preste atención a cuánto tiempo le lleva y observe cualquier patrón que surja al trabajar en ciertas tareas. Eso le dará más información para refinar sus estrategias de administración del tiempo.
Seguimiento de su tiempo
Cuando comience a probar diferentes técnicas de administración del tiempo, asegúrese de realizar un seguimiento de su tiempo.
Durante el primer año y medio de administrar mi negocio de fotografía, escribí todo lo que hice en un día en un pequeño cuaderno, así como el tiempo que me tomó.
Si esto suena como algo anal y que requiere mucho tiempo, en realidad no lo es. Realmente se necesita un segundo para revisar su reloj y tomar una nota que consta de dos o tres palabras que describen su tarea.
Aún mejor, puede usar una aplicación de seguimiento del tiempo como Hours Tracker.
La información que obtiene al rastrear su tiempo es oro.
Si descubre que dedica mucho tiempo a determinadas tareas que no son completamente necesarias, puede tomar medidas para reducir el tiempo que dedica a ellas o eliminarlas por completo.
Por ejemplo, si crees que solo pasas media hora al día navegando por la web, es posible que te des cuenta de que estás cayendo constantemente en la madriguera del conejo y que están cerca de las dos horas.
Use un calendario en línea para programar bloques de tiempo
Una de las formas más efectivas de aumentar su productividad es trabajar en bloques de tiempo y programarlos en un calendario en línea como Google.
Organizar su horario en lugar de trabajar con una lista de tareas le ayuda a aplicar disciplina y orden a sus tareas.
Dedica ventanas de tiempo específicas a sus tareas, por lo que las convierte en una prioridad y el único enfoque durante ese tiempo. Ayuda a minimizar las distracciones y la carga mental de cambiar de tarea.
Utilice un calendario en línea para programar sus tareas como eventos no negociables. Si ha estado haciendo las cosas de manera analógica, escribiendo listas de tareas pendientes o llevando un diario en papel, es posible que el uso de un calendario en línea sea mucho más efectivo.
Un calendario en línea puede ayudarlo a programar reuniones y enviar avisos a los invitados. Puede crear eventos recurrentes en su calendario en línea, configurar recordatorios y puede acceder al calendario desde varios dispositivos.
Asegúrese de programar descansos en su calendario. Es una muy mala idea sentarse frente a la pantalla de su computadora todo el día sin levantarse regularmente para estirarse, comer una comida adecuada o simplemente tomarse unos minutos para descansar.
Utilice un sistema CRM
Hay tantas aplicaciones y herramientas de productividad para ayudar a las personas a administrar mejor su tiempo, sus proyectos y su vida. Incluso puede que ya esté usando algunos de estos.
Sin embargo, si aún no está utilizando un sistema CRM (gestión de relaciones con el cliente), puede perderse una herramienta enormemente útil que puede eliminar la necesidad de tener varias aplicaciones para varios usos diferentes.
Un sistema CRM es una herramienta de gestión de clientes y construcción de relaciones que le ayudará a realizar un seguimiento de sus clientes y proyectos. Puede hacer cosas como registrar las fechas en las que se comunicó por última vez con un cliente y establecer un recordatorio para el seguimiento.
Sin embargo, la mayoría de los CRM ofrecen mucho más, incluidas herramientas de contabilidad y capacidades de redacción de contratos.
Yo uso y recomiendo Dubsado, que es un sistema CRM para creativos. Puede crear contratos de marca que puede enviar para firma electrónica, enviar un correo electrónico directamente desde la interfaz de usuario y realizar un seguimiento de todos sus prospectos y clientes en un sistema visualmente agradable y fácil de navegar. Incluso se integra con su calendario de Google.
Si está utilizando un software de firma de contrato como Hello Sign o Adobe, puede obtener la misma función en Dubsado con todos los demás beneficios por un precio similar.
Otras opciones son Nutshell e Insightly.
Multitarea Nix
La investigación está en: la multitarea está muy sobrevalorada.
La multitarea tiende a ser vista de manera positiva, pero las últimas investigaciones muestran que es perjudicial para la productividad y la calidad del trabajo.
El trabajo de alta calidad depende de la cantidad de tiempo que dedique a una tarea y la intensidad de su enfoque. Si puede aumentar su concentración, podrá hacer más cosas en menos tiempo.
Trabajar en varias tareas a la vez sobrecarga el cerebro. Cuando trabajas en varias cosas a la vez, estás cambiando las funciones mentales, lo que termina siendo contraproducente.
Según Gloria Mark, investigadora y autora de Multitarea en la era digital, el trabajador del conocimiento promedio cambia de tarea cada tres minutos. Una vez distraído, puede llevar casi media hora reanudar la tarea original. Eso es 30 minutos perdidos porque revisó su correo electrónico y respondió a un mensaje.
No es de extrañar que el trabajador promedio trabaje tres horas de un día laboral típico de ocho horas, incluso si no está constantemente mirando Instagram o Facebook.
Guarda tus dispositivos
Como puede ver, una de las formas más importantes de arruinar su productividad es revisar constantemente su correo electrónico y redes sociales durante todo el día. Esos segundos o minutos pueden sumarse a una gran cantidad de tiempo perdido y arruinar su concentración en las tareas que tiene entre manos.
Guarde su teléfono, cierre la ventana del navegador con su bandeja de entrada abierta y concéntrese en la tarea que tiene frente a usted.
Decida un par de veces al día en las que comprobará y responderá los correos electrónicos y las publicaciones de Instagram, y cúmplalo.
Cuando combiné esto con bloquear mi tiempo, me sorprendió el resultado. Literalmente logré tres veces más en un día que cuando simplemente flotaba de una tarea a otra, respondiendo a cada mensaje de texto y correo electrónico a medida que lo recibía.
Prueba el método Pomodoro
La Técnica Pomodoro es una herramienta de gestión del tiempo muy popular diseñada para mantenerte lo más productivo posible.
En este método de administración del tiempo, eliges una tarea que te gustaría hacer y configuras un temporizador de 25 minutos para trabajar concentrado y sin interrupciones.
Puedes hacer esto durante 25 minutos, ¿verdad?
Cuando suene el cronómetro, tómese un breve descanso que no esté relacionado con el trabajo, como estirarse o tomar un refrigerio.
Una vez que haya hecho cuatro "pomodoros", puede tomar un descanso más largo, como 20 o 30 minutos. Su cerebro se tomará este tiempo para asimilar nueva información.
Reserve un día para los recados y la administración
Este es otro truco de productividad que funciona de maravilla para algunas personas. Reserve un día en la semana en el que atenderá todos sus recados personales o administración comercial o una combinación de ambos.
Puede haber cosas que haga semanalmente, como preparar comidas o lavar la ropa, que pueden relegarse a un solo día, lo que le permite concentrarse en las tareas comerciales durante el resto de la semana.
Es posible que desee reservar un día de la semana para programar todas sus reuniones o citas médicas. Alternativamente, puede hacer todo su administrador, como facturación, contabilidad o incluso programar sus redes sociales.
Para resumir
Existen muchas técnicas y herramientas de administración del tiempo que pueden ayudarlo a aumentar su productividad y reducir el estrés y el agotamiento.
No todos te funcionarán, pero estos son algunos de los más populares que quizás quieras probar.
Tanto si eres un fotógrafo aficionado como un profesional, es probable que tengas muchas cosas que hacer todos los días.
Encontrar formas de ser más eficiente puede terminar agregando horas a su día e incluso ayudarlo a dormir mejor.